Primeiros Passos
Esse é um guia resumido que te ensinará o uso básico dos principais recursos disponíveis na plataforma.
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Esse é um guia resumido que te ensinará o uso básico dos principais recursos disponíveis na plataforma.
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A plataforma tem muitos recursos disponíveis e você pode explorá-los da maneira que achar mais conveniente, porém, seguir a ordem de procedimentos abaixo pode te ajudar a configurar tudo mais rápido.
Você acabou de criar sua conta, a primeira coisa a fazer é cadastrar os planos comercializados por sua empresa.
Para ver e cadastrar seus planos, clique no item Planos do menu lateral
Clique no botão Novo Plano e informe qual o nome e o valor do plano
Depois de cadastrar um plano você poderá ver a listagem dos planos cadastrados, nossa sugestão é que você nomeie seus planos da seguinte forma: modalidade - frequência - recorrência
Cadastre os Tipos de Serviço que você oferece à seus clientes, exemplos: Pilates, Musculação, Natação. Os tipos de serviço serão usados em diversas áreas do sistema, no agendamento de aulas, na montagem da grade de aulas e até mesmo no financeiro para cadastrar e filtrar pagamentos.
Para ver e cadastrar seus tipos de serviço, clique no item Tipos de Serviço do menu lateral
Clique no botão Novo Tipo de Serviço e informe o nome da modalidade
Depois de cadastrar um tipo de serviço você poderá ver a listagem dos itens cadastrados.
Você pode criar usuários para cada membro da sua equipe, além de restringir o acesso de cada um deles à informações sensíveis.
Para ver e cadastrar usuários, clique no item Profissionais do menu lateral
Clique no botão Novo Profissional e informe o nome, e-mail, senha e funções que esse usuário poderá executar no sistema.
As funções disponíveis são as seguintes:
Nível 1
O Profissional consegue ver e agendar novas aulas na agenda, criar novas fichas de evolução, além de acessar a página do Gympass (para verificar se usuários fizeram checkins)
Nível 2
Tudo do Nível 1 + Acesso total à página de Clientes
Nível 3
Tudo do Nível 2 + Acesso total às páginas de relatórios e financeiro.
Administrador
Controle total, além de poder criar novos usuários
Nesse formulário você também pode definir uma cor para identificar as aulas desse usuário na agenda.
Caso esse profissional deixe de fazer parte da sua equipe, na página de listagem de clientes, você pode clicar em Desativar Conta, dessa forma o usuário não conseguirá mais acessar o sistema.
Chegou a hora de cadastrar seus clientes
Para ver e cadastrar clientes, clique no item Clientes do menu lateral. Nessa página você poderá ver a listagem dos clientes cadastrados, além de acessar vários recursos como: Ordenar por pagamentos atrasados, ver aniversariantes, procurar clientes ativos e inativos, além disso, você pode clicar no número de telefone do cliente que a agenda irá te redirecionar para falar com ele no WhatsApp (isso pode ser bem útil, pois permite que sua equipe fale com clientes sem precisar cadastrá-los no celular)
Para cadastrar um cliente, clique no botão Novo Cliente e escolha Cadastrar Manualmente ou Enviar Link de Autocadastro
Cadastrar Manualmente, dessa forma você preenche todos os dados do cliente da forma tradicional. Nesse momento você já pode atribuir um Plano e um Profissional a esse cliente, esses dados serão mostrados na tela de listagem.
Link de Autocadastro, caso escolha essa forma, você receberá um link e poderá encaminhá-lo a todos os seus clientes, nesse caso, eles vão preencher as próprias informações, além de uma avaliação física. Essa maneira de cadastro pode poupar muito tempo no dia a dia da recepção. Você pode abrir o link para ver como é o formulário, mas ele será parecido com o modelo abaixo:
Depois que o cliente fizer o cadastro, você poderá atribuir um Plano e um Profissional a ele e editar todas as outras informações.
Existem duas formas de alterar a data de vencimento de um cliente
Você simplesmente clicar no botão Alterar Data de Vencimento no painel azul. Dessa forma você irá informar uma nova data, sem lançar novos registros no Financeiro.
Você tamẽm pode clicar no botão verde Novo Pagamento, no painel Financeiro que fica no fim da página, dessa forma, será mantido um histórico dos pagamentos desse cliente, conforme essa imagem:
Também é possível cadastrar vendas avulsas que não alteram a data de vencimento do cliente, basta deixar o campo Data do Próximo Vencimento em branco, que a data de vencimento já existente será mantida.
Clicando em Agenda no menu lateral, você consegue cadastrar as aulas experimentais e recorrentes de seus clientes.
Observe os botões no canto superior direito, os três primeiros controlam as datas, indo para frente ou para trás, os demais, são diferentes modos de visualização das aulas agendadas, modos: Mensal, Semanal, 3 Dias, Dia e Lista, veja esses modos abaixo:
Você também pode usar a barra de pesquisa para filtrar aulas por nome de alunos, tipos de serviço ou por profissionais.
Para agendar uma aula, basta clicar em qualquer local na grade de horários, a data, hora de início e fim serão preenchidos automaticamente. Caso queira agendar uma aula experimental, digite o nome do aluno e cliente em "Selecionar cliente não cadastrado", caso o cliente já tenha cadastro, basta selecionar o nome dele na lista.
Você pode cadastrar aulas recorrentes, basta selecionar os dias da semana em que a aula se repete.
Também é possível permitir que o aluno agende suas próprias aulas, para isso basta clicar em Link de agendamento, depois em Copiar Link, você pode colar esse link nas suas redes sociais ou enviar para os alunos diretamente, veremos mais à frente como limitar o agendamento através desse link.
Quando o aluno acessar esse link, o CPF será solicitado, se já estiver cadastrado, ele verá essa página:
para que o cliente agende uma aula, basta clicar em Agendar Aula e preencher o seguinte formulário:
Quando o aluno clicar em salvar, ele receberá um e-mail de confirmação com os detalhes da aula. Sua equipe também receberá uma cópia com os detalhes desse e-mail.
Agora vamos ver como limitar os agendamentos de seus clientes através do link de agendamento.
Na Agenda, clique em Link de Agendamento, depois em Grade de Horários
Por padrão, os alunos não podem agendar aulas no seu espaço, para permitir, habilite isso clicando em "Os clientes podem agendar aulas nessa modalidade", uma grade de horários será mostrada, clique em qualquer horário para definir quantas vagas a turma suporta. Você deve fazer isso para cada Tipo de Serviço cadastrado.
Na mesma página, você ainda pode fazer diversas outras configurações:
Além de limitar quantas aulas cada aluno pode agendar ou reagendar, dependendo do plano em que ele está:
Você também pode adicionar feriados e datas comemorativas nas quais sua empresa estará fechada, nesses dias nenhum aluno poderá agendar aulas.
A Agenda+ pode enviar um lembrete de pagamento automaticamente para seus clientes. Os lembretes são enviados 2 dias antes da data de vencimento do plano cadastrado, às 12:00.
Lembretes não são enviados em fins de semana para não atrapalhar os clientes, nesse caso os lembretes são antecipados e enviados na sexta.
Lembretes podem ser enviados via e-mail gratuitamente ou via WhatsApp (pago por mensagem), para ativar essa funcionalidade acesse a página Minha Empresa e clique em Ativar lembretes por Email e Enviar lembretes por Whatsapp.
Você pode ativar as duas opções ou apenas uma. Os créditos de whatsapp são pré-pagos, caso você não tenha saldo de mensagens, as mensagens não serão enviadas e nada será cobrado.
Veja como solicitar e como funciona a integração com o Gympass no vídeo abaixo:
